Tietosuoja ja rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste sekä tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen tietosuojaseloste.

 

1. Rekisterinpitäjä

Pyhäselän Oma osuuskunta

Kirkkokatu 25 b

80100 Joensuu

Y-tunnus: 0169886-9

 

2. Tietosuoja ja rekisteriasioista vastaavan yhteystiedot

Anu Louhelainen

p. 0443645925

anu.louhelainen@omaon.fi

Kirkkokatu 25 b

80100 Joensuu

 

3. Rekisterin nimi ja tietosisältö

Pyhäselän Oma osuuskunnan jäsen- ja sidosryhmärekisteri.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Osuuskuntalain (421/2013) 14 § edellyttämän jäsenrekisterin ylläpito. Jäsenrekisteriin kuuluvat osuuskunnan jäsenet. Rekisterin henkilötietoja käytetään jäsensuhteen ylläpitoon.

Sidosryhmärekisteriin kuuluvat asiakkaat ja yhteistyökumppanit. Sen henkilötietoja käytetään markkinointiin ja myyntiin sekä asiakassuhteen luomiseen ja ylläpitoon.

Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin jäsen- ja sidosryhmärekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

 

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Jäsenrekisterin sisältämiä tietoja ovat:

• Y-tunnus / henkilötunnus
• henkilön koko nimi / yrityksen nimi ja osoite
• jäsenen pankkitilinumero
• Perusosuus / lisäosuus, lisäosuuden tai tuotto-osuuden määrä ja päivämäärä lisäosuuden lunastuksesta
• Lisäosuuden tai tuotto-osuuden irtisanomispäivämäärä
• Jäseneksi tulopäivämäärä
• Jäsenyydestä eroamispäivämäärä (perusosuuden irtisanomispäivämäärä)
• Rahastokorotuksen määrä ja päivämäärä
• Asiakasnumero
• Merkintä tietojen käytön rajoittamisesta

Sidosryhmärekisterin tietoja ovat henkilön/yrityksen perustiedot kuten nimi, yhteystiedot, asema/rooli yrityksessä, toimiala, kieli, tiedot tapaamisista ja kontaktoinneista, tiedot rekisteröidyn ilmoittamista markkinointiluvista ja –kielloista sekä tieto suoramarkkinointikampanjoihin osallistumisesta.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsentietoja ei hankita ulkoisista lähteistä. Tiedot kerätään jäsenhakemuksesta tai vastaavalla tavalla suoraan henkilön itsensä rekisterinpitäjälle ilmoittamana.

Sidosryhmärekisterin tietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja kaupallisista rekistereistä, internetistä ja sosiaalisesta mediasta.

 

7. Tietojen luovutus

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Sidosryhmärekisterin tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, mikäli rekisteröity ei ole sitä erikseen kieltänyt.

Jäsen- ja sidosryhmärekistereiden tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

 

8. Jäsen- ja omistajaluettelon julkisuus

 

Jäsen- ja omistajaluettelo on julkinen osuuskuntalain (421/2013) 16 § nojalla.

 

9. Rekisterin suojaus

Rekisteri on suojattu ulkopuolisten käytöltä. Rekisteriin pääsy on ainoastaan henkilöillä ja alihankkijoilla, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin, salasanoin ja palomuurein.

Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

 

10. Tarkastusoikeus

Rekisterinpitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla. Jokaisella on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa salassapitosäännösten estämättä, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna rekisterin pitäjälle joko postitse tai sähköpostilla (yhteystiedot kohdassa 2).

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jäsen- ja sidosryhmärekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi. 

 

11. Tietojen säilytysaika

Osuuskunnan paperiset liittymis- ja eroamisilmoitukset säilytetään arkistointilain puitteissa lukituissa tiloissa osuuskunnan toimipisteellä. Sähköiset jäsentiedot eroamisen jälkeen poistetaan osuuskunnan rekisteristä kirjanpito-, arkisto- ja osuuskuntalain puitteissa